EducaSystem – Sistema de Gestión Académica

EducaSystem, es un software especializado en la gestión académica para instituciones educativas. Es una aplicación web que está diseñada para funcionar desde internet.

Permite el acceso seguro a los diferentes miembros (promotores, personal administrativo, docentes, alumnos/participantes, entre otros) desde cualquier lugar mediante un usuario y contraseña personalizada.

El sistema permite registrar y gestionar todo tipo de ACTIVIDADES FORMATIVAS tales como: talleres, cursos presenciales, cursos virtuales, ponencias, charlas entre otras.

Asimismo información asociada a la actividad realizada:

  • Actividades formativas: permite gestionar todas las actividades formativas de la institución.
  • Materiales: permite registrar todos los documentos que forman parte de la actividad formativa, tales como: documentos de texto, documentos PDF, presentaciones, hojas de cálculo, URLs de recursos (audios, videos, enlaces), entre otros.
  • Participantes: registro de participantes o alumnos.
  • Docentes/expositores: registro de docentes o ponentes que participan en una Actividad Formativa.
  • Instituciones que participan: registro de instituciones que participan (organizadores, auspiciadores, otros).
  • Fuentes de cooperación: registro de las organizaciones cooperantes que participan.
  • Mensajería: permite enviar mensajes de correo a los participantes.

Consideraciones Generales

En el desarrollo del sistema contempla dos escenarios:

  • Entorno del participante: corresponde las pantallas y funciones disponibles para los alumnos o participantes. Presenta con las siguientes características:
    • Programación de actividades formativas disponibles: esta sección muestra la lista de actividades formativas programadas o disponibles. Desde esta sección el usuario podrá realizar una pre matrícula o pre inscripción.
    • Mis actividades formativas: muestra el histórico de actividades formativas en la que el usuario se ha inscrito (matriculas vigentes y anteriores).
    • Detalle de actividad formativa: permite acceder a la información detallada de una actividad formativa: calificaciones, asistencia y materiales.
  • Entorno de administración: corresponde al administrador del sistema desde donde se tendrá acceso a los diferentes módulos de gestión:
    • Gestión de actividades formativas.
      • Gestión de matrículas
      • Gestión de calificaciones
      • Gestión de asistencia
      • Gestión de materiales
    • Gestión de personas
    • Gestión de instituciones

Módulos del sistema:

  • Gestión de Actividades Formativas: permitirá la administración (crear, editar y eliminar) de las actividades formativas. Ejemplos: charlas, ponencias, cursos, talleres, conferencias, entre otros.

Las capacitaciones tendrán las siguientes características: nombres y código de capacitación, fecha de inicio y término, número de vacantes, número de inscritos, tipo de capacitación (curso, taller, diplomado, otros), modalidad (presencial, a distancia, otro).

  • Gestión de Matrículas: permite administrar (crear, editar y eliminar) las matrículas.  Desde esta sección se podrá:
    • Matricular personas.
    • Confirmar o dar de alta a las pre matriculas o pre inscripciones.
    • Exportar a MS Excel y/o PDF la lista de participantes por actividad formativa programada.
    • Enviar mensajes de correo electrónico a los participantes inscritos.
  • Gestión de Asistencia: permite la gestión (crear editar y eliminar) de la asistencia para aquellas actividades formativas que lo requieran. Permite programar las fechas correspondientes a una actividad formativa. Del mismo modo la toma posterior de asistencia.
  • Gestión de Evaluaciones: permite la administración de evaluaciones para aquellas actividades que lo requieran. Desde este módulo se podrá realizar la programación del esquema de calificaciones para las actividades formativas. Posteriormente, desde este módulo también se realizará el ingreso de notas según el esquema de calificaciones programada. Este módulo permitirá almacenar no sólo el promedio final, si no toda la estructura de notas permitiendo así contar con un histórico de calificaciones detallado por participante. Del mismo modo los participantes también tendrán acceso al esquema de calificaciones para que así visualicen y hagan seguimiento de su avance.
  • Gestión de Materiales: este módulos permite la gestión (crear, editar y eliminar) de materiales (documentos y/o recursos) asociados a una actividad formativa. Desde esta sección se podrá publicar los materiales y/o documentos de una actividad formativa.
  • Gestión de Mensajes: este módulo permite el envío de mensajes masivos a los usuarios del sistema. Permite:
    • Crear y enviar mensajes a un participante.
    • Crear y enviar mensajes a los participantes de una actividad formativa.
    • Crear y enviar mensajes masivos  todos o sólo a un grupo determinado de participantes filtrados mediante algunos datos de su ficha de registro.
  • Reportes: se tendrá disponible los siguientes reportes:
    • Reporte de capacitaciones programadas (Excel y PDF).
    • Reporte de participantes por actividad formativa (Excel y PDF).
    • Reporte de capacitaciones por participante (Excel y PDF).
    • Reporte de participantes habilitados para la impresión de certificados (Excel y PDF).